Wat te doen bij een bol.com factuuraanvraag? Maken in 3 stappen

Als verkoper op bol.com moet je zelf de btw-facturen van je bol-orders aanmaken en uploaden.

Als een klant haar btw-factuur van haar bol bestelling wilt ontvangen, dan kan hij via de knop “Factuur aanvragen” in zijn account hierom vragen. Nu ontvang jij een bol factuuraanvraag.

Hoe maak je nu deze bol btw factuur? Geen zorgen. In dit artikel deel ik in 3 stappen hoe je deze bol btw factuur maakt, inclusief het gratis template dat ik zelf altijd gebruikte – voordat ik het liet automatiseren.

Handmatig de bol btw factuur maken in 3 stappen

Zelf de bol btw factuur maken is prima te doen, zeker als je net begint of weinig orders hebt. Hieronder laat ik je zien hoe ik dat zelf deed toen ik nog handmatig facturen verstuurde.

Stap 1: Download dit gratis bol BTW-Factuur template

Om het je makkelijk te maken, deel ik mijn factuur template dat ik zelf gebruikte om de factuuraanvraag te beantwoorden (toen ik zelf nog verkocht op bol):

Hier het gratis bol.com BTW factuur template downloaden:

Met dit gratis bol factuur template kun je eenvoudig alle benodigde gegevens invullen.
Dit template bevat al alle standaardvelden die de Belastingdienst vereist en die bol vereist.

Stap 2: Vul alle vereiste gegevens in en bereken het correcte BTW-percentage

Open het template. en vul in wat er verplicht op een bol btw factuur moet staan volgens de belastingdienst en volgens bol:

• Jouw eigen factuurnummer
• Bol ordernummer
• De datum waarop de order is geplaatst
• Gegevens van jouw bedrijf
  • Naam van jouw bedrijf
  • Adres
  • BTW-nummer
  • KvK-nummer
• Gegevens van de klant
  • Naam
  • Adres
  • eventueel BTW of KVK nummer (bij zakelijke klant)
• Verkochte product(en)
  • per product:
    • Aantal
    • Productnaam of omschrijving
    • Prijs van product exclusief BTW
    • BTW-percentage (vaak 21%)
    • het btw-bedrag van het product
• Totaalbedrag, exclusief BTW
• Totaal btw-bedrag
• Totaalbedrag, inclusief BTW

Let op: als je aan Belgische of zakelijke klanten levert, kan er sprake zijn van intracommunautaire levering (0% BTW). Controleer dit altijd even bij de Belastingdienst, via je boekhouder of gebruik een automatische bol btw factuur tool.

Met deze formule bereken je het juiste BTW bedrag over jouw bol verkopen bij 21% btw:

verkoopprijs exl. btw = verkoopprijs / 1.21

Klaar? Sla de factuur dan op als PDF-bestand.
Tip: gebruik als filename het ordernummer van de bol order zodat je het makkelijk terug kan vinden.

Stap 3: Upload de factuur en beantwoord de bol factuuraanvraag

Nu je factuur klaar is, log je in op je bol verkoopaccount en ga naar de factuuraanvragen onder Bestellingen > tab Factuuraanvragen. Hier vind je de openstaande aanvragen van klanten.

Klik op de aanvraag en upload het PDF-bestand. Zodra bol.com de factuur heeft ontvangen, wordt de aanvraag automatisch afgesloten.

✅ Klaar! — de factuuraanvraag is nu beantwoord en afgerond.

Automatiseren van bol btw facturen met software?

Ik, Levi 👋, maakte een jaar lang zelf de facturen volgens de methode hierboven.

Dit moest ik doen voor mijn webshop & bol shop USB-C-Adapters.nl (verkocht in 2020).

Op een gegeven moment was ik het copy&paste klikken wel zat en toen dacht ik – dit is toch slimmer te doen? Ik wil ondernemen! Tijd is geld!

In 2019 schreef ik daarom een python script om via de bol api de facturen automatisch op te stellen (pre-chatgpt!). Eerst werkte dit alleen lokaal op mijn eigen laptop. Maar het werkte zó goed dat ik dacht: zou ik dit ook kunnen aanbieden aan andere verkopers?

Mijn eerste poging was om dit python script als .exe te verkopen… dat werkte natuurlijk niet 😅. Daarna ging ik op zoek naar een developer die echt verstand had van development…

dit is het resultaat:

Wat doet Bolmate?

Met Bolmate kun je jouw bol btw facturen volledig automatiseren. De software koppelt direct met jouw bol-account, genereert automatisch een factuur in jouw eigen huisstijl voor elke bestelling, en uploadt deze direct naar bol.com.
Dat betekent:

• Geen factuuraanvragen meer handmatig afhandelen
• Nooit meer fouten in BTW of factuurnummers
• En altijd een up-to-date administratie
• jouw data is veilig: een jaar laten heb ik mijn webshop & bol winkel (USB-C-Adapters.nl) verkocht aan een andere ondernemer en heb ik mij vol gestort op Bolmate. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over belangenverstrengeling – jouw data is veilig.

Hiernaast hebben wij uitgebreid met deze volgende features:

• Automatische review e-mails naar klanten
• BTW aangifte berekenen – in 1 klik berekenen hoeveel BTW je moet afdragen
• Alerts / notificaties – waarschuwingen wanneer je het koopblok verliest
• Winst­dashboard
• E-mailcampagnes
• 24/7 monitoring van je producten en prijsblokken
• Officiële partner van bol.com — directe koppeling via bol API, geen gedoe met API-sleutels

Conclusie

Een bol factuuraanvraag beantwoorden is eenvoudig als je weet wat je moet doen.
Je kunt zelf gratis een bol btw factuur maken met het template dat hierboven beschikbaar is, of — als je tijd wilt besparen — de hele facturatie automatiseren met Bolmate.

Wat je ook kiest: zorg dat je jouw facturen altijd correct, volledig en op tijd aanlevert. Zo houd je je administratie netjes én maak je je klanten tevreden.

Succes!