Wat te doen bij een bol.com factuuraanvraag? In 3 stappen je administratie op orde

Als verkoper op bol.com ben je zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste documentatie. Wanneer een klant via de knop “Factuur aanvragen” in zijn account om een overzicht vraagt, is het aan jou om de bol btw-factuur aan te leveren.

Krijg jij net zo’n factuur aanvraag binnen? Geen paniek. In dit artikel geven we je een template waarmee je eenvoudig een handmatige btw factuur voor bol.com aanmaakt, wat de valkuilen zijn en waarom je eigenlijk veel beter je factuur-aanvragen kunt automatiseren.

gratis template

Het verschil: Inkoopfactuur vs. Verkoopfactuur

Voordat we in de stappen duiken, is het belangrijk een veelgemaakte fout te voorkomen. Veel startende ondernemers verwarren de factuur die zij van bol ontvangen (voor commissie en advertentiekosten) met de factuur die de klant nodig heeft.

• Inkoopfactuur (van bol naar jou): Deze vind je in je verkoopaccount onder ‘Financiën’. Dit zijn jouw kosten.
• Verkoopfactuur (van jou naar de klant): Dit is de factuur waar de klant om vraagt. Deze moet jij zelf maken, inclusief de juiste btw-berekening over de verkoopprijs.

Handmatig een bol factuur maken in 3 stappen

Toen ik net begon met mijn webshop in USB-C adapters, deed ik alles zelf. Ik kan het me nog goed herinneren: elke avond logde ik in om te kijken welke klanten een factuur hadden aangevraagd. Het is prima te doen als je net start, maar je moet wel secuur te werk gaan.

Hieronder leg ik je uit hoe ik dat destijds aanpakte in drie simpele stappen.

Stap 1: Gebruik een professioneel btw factuur template

Ik merkte al snel dat ik elke keer dezelfde fouten maakte als ik vanaf nul begon. Daarom maakte ik een vast btw factuur template. Hierin stonden mijn bedrijfsgegevens en mijn btw nummer bol.com al ingevuld. Zo hoefde ik alleen de variabele gegevens per klant aan te passen.

Tip van Levi: Download een goed template en gebruik dit als je basis. Het scheelt je de helft van het werk en zorgt dat je geen verplichte velden vergeet.

Bol.com factuur template download

Met dit gratis bol factuur template kun je eenvoudig alle benodigde gegevens invullen. Dit template bevat al alle standaardvelden die de Belastingdienst vereist en die bol vereist.

Stap 2: Vul alle vereiste gegevens in en bereken het correcte BTW-percentage

Vervolgens opende ik het template en kopieerde ik de gegevens uit mijn bol-account. Dit is het meest foutgevoelige deel van een bol.com btw-factuur maken. Ik lette altijd extra goed op de volgende punten:

• Jouw eigen factuurnummer
• Bol ordernummer
• De datum waarop de order is geplaatst
• Gegevens van jouw bedrijf
  • Naam van jouw bedrijf
  • Adres
  • BTW-nummer
  • KvK-nummer
• Gegevens van de klant
  • Naam
  • Adres
  • eventueel BTW of KVK nummer (bij zakelijke klant)
• Verkochte product(en)
  • per product:
    • Aantal
    • Productnaam of omschrijving
    • Prijs van product exclusief BTW
    • BTW-percentage (vaak 21%)
    • het btw-bedrag van het product
• Totaalbedrag, exclusief BTW
• Totaal btw-bedrag
• Totaalbedrag, inclusief BTW

Let op: als je aan Belgische of zakelijke klanten levert, kan er sprake zijn van intracommunautaire levering (0% BTW). Controleer dit altijd even bij de Belastingdienst, via je boekhouder of gebruik een automatische bol btw factuur tool.

Met deze formule bereken je het juiste BTW bedrag over jouw bol verkopen bij 21% btw:

verkoopprijs exl. btw = verkoopprijs / 1.21

Klaar? Sla de factuur dan op als PDF-bestand.

Tip: gebruik als filename het ordernummer van de bol order zodat je het makkelijk terug kan vinden.

Stap 3: Upload de factuur en beantwoord de bol factuuraanvraag

De laatste stap was het daadwerkelijke uploaden. Ik ging in mijn verkoopaccount naar Bestellingen > Factuuraanvragen. Daar zag ik precies welke klant een factuur aanvragen bol.com had gedaan. Ik selecteerde de juiste PDF, klikte op uploaden en klaar! De status versprong direct naar ‘Afgehandeld’.

Waarom ik uiteindelijk ben gestopt met handmatige facturen

Na een jaar handmatig facturen maken voor mijn shop, was ik het “copy-pasten” helemaal zat. Ik wilde groeien, nieuwe producten zoeken en mijn marketing optimaliseren, maar ik was elke avond een uur kwijt aan administratie.

Bovendien merkte ik hoe riskant dit handmatige proces was. Bol.com hecht extreem veel waarde aan klanttevredenheid. Als je een factuuraanvraag per ongeluk over het hoofd ziet of te laat beantwoordt, heeft dit direct een negatieve invloed op je prestatiescore. Ik wist: een lage score kan leiden tot het verliezen van het koopblok of in het ergste geval zelfs tot sluiting van je winkel. Consistentie is hierin de sleutel, maar als ondernemer ben je ook wel eens een avond weg of op vakantie.

In 2019 dacht ik: “Dit moet slimmer en veiliger kunnen.” Ik wilde niet dat mijn hele business afhankelijk was van of ik die avond wel of niet mijn laptop openklapte. Ik schreef daarom een script om dit proces volledig te automatiseren. Dat werkte zo goed dat ik besloot het ook voor andere verkopers beschikbaar te maken. Dat was het begin van Bolmate.

Succesvolle verkopers automatiseren

Wanneer je volume groeit, wordt handmatige administratie een risico. Met software zoals Bolmate voorkom je fouten bij een btw-factuur bol en bespaar je uren per week.

• Directe koppeling: De factuur wordt automatisch geüpload naar het portaal van de klant.
• Nooit meer te laat: Je prestatiescore blijft 100% omdat aanvragen direct worden beantwoord.
• Rust in je hoofd: Je hoeft nooit meer ‘s avonds je laptop open te klappen voor die ene factuur bol.

Jouw administratie op de automatische piloot

Een professionele bol btw factuur is meer dan een wettelijke verplichting; het is een visitekaartje van je professionaliteit. Door je facturatie goed in te richten, voorkom je klantvragen en houd je je prestatiescore op 100%. Wil je af van het handmatige werk en nooit meer een factuuraanvraag bol.com zelf hoeven afhandelen? Met de automatisering van Bolmate groeit je administratie moeiteloos mee met je verkoopcijfers, precies zoals ik dat destijds voor mijn eigen shop wilde.Benieuwd hoeveel tijd jij kunt besparen op je facturatie? Ontdek Bolmate en start vandaag nog met automatiseren.