Bol.com boekhouding

Een gezonde bol.com business begint bij je producten, je prijzen en je advertenties. Toch is er een ander fundamenteel onderdeel, wat vaak vergeten wordt. Je bol.com boekhouding. Wie via bol.com verkoopt, merkt al snel dat de administratie nét anders werkt dan bij een normale webshop. 

Je hebt te maken met commissies, servicekosten, retourcorrecties, verschillende btw-tarieven en betalingen die nét anders zijn opgebouwd. Daardoor wordt je bol-administratie al snel ingewikkelder dan je vooraf dacht. In deze blog lees je hoe de boekhouding van bol.com werkt, welke fouten verkopers het vaakst maken en hoe je het jezelf een stuk makkelijker kunt maken.

Waarom de boekhouding via bol.com anders werkt dan bij je webshop

Bij je eigen webshop is de keten overzichtelijk: je verkoopt een product, stuurt een factuur, ontvangt de betaling en boekt alles in.

Bij bol.com loopt dat anders. Bol int de betaling namens jou, houdt commissie en eventuele servicekosten in, verwerkt retouren in je uitbetalingen en berekent btw afhankelijk van land en tarief. Tegelijk ben jij als partnerverkoper wél degene die de klant een geldige btw-factuur moet leveren.

Daar gaat het vaak mis: facturen ontbreken, btw-percentages kloppen niet of opbrengsten worden simpelweg als één bedrag in de boekhouding gezet. Dan lijkt het overzichtelijk, maar je marges en btw-aangiftes zijn in de praktijk niet juist.

Wil je precies weten hoe btw-facturen op bol werken, dan is de pagina bol btw-factuur een logische vervolgstap.

Wat valt er allemaal onder je bol.com administratie?

Je bol-administratie is meer dan “omzet via bol”. In de basis gaat het om:

• je verkoopfacturen met de juiste btw;
• de commissies en vaste kosten die bol inhoudt;
• retouren en terugbetalingen;
• servicebijdragen en toeslagen;
• uitbetalingen vanuit bol naar jouw rekening;
• en het onderscheid tussen Nederlandse, EU- en eventueel andere verkopen.
  

Veel verkopers gooien alles op één hoop, bijvoorbeeld door simpelweg de uitbetalingen als omzet te boeken. Daarmee verlies je inzicht in marge en btw. Zeker als je groeit, breekt dat je vroeg of laat op.

Wil je zeker weten dat jouw btw goed verwerkt wordt, kijk dan ook naar btw-aangifte bol berekenen.

Hoe verwerk je bol.com verkopen in je boekhouding?

Een praktische manier om je bol-boekhouding op orde te krijgen, is werken in vaste stappen.

Je begint bij de factuurspecificaties uit bol. Die kun je per periode downloaden in Excel. Daarin zie je per order wat er is verkocht, welke btw van toepassing is en welke commissie is ingehouden. Dit is een veel betere basis dan alleen de uitbetalingen, omdat die laatste vaak meerdere posten combineren.

Daarna controleer je of alle btw-facturen voor klanten aanwezig zijn. Bij bol-artikelen regelt bol dit zelf, maar bij partnerverkopen ben jij verantwoordelijk. Ontbreken facturen, dan kun je de btw-technische kant van je administratie eigenlijk niet netjes afronden.

Vervolgens verwerk je de opbrengsten en btw per land en tarief in je boekhouding, boek je de commissies als kostenpost (of als kostprijsverlaging per product) en zorg je dat retouren en correcties op de juiste periode worden geboekt. Tot slot controleer je of de marge per product of productgroep logisch is. Veel verkopers ontdekken hier pas hoeveel commissie, retouren of verzendkosten echt ‘opeten’.

In het sales dashboard van Bolmate zie je dit niet achteraf in Excel, maar real-time: omzet, kosten, commissies en winst per product in één overzicht.

Waarom facturen via bol.com soms ontbreken, en wat je dan doet

Een veelvoorkomend probleem: klanten vragen om een factuur met btw, maar in hun bol-account staat geen factuur of alleen een betalingsspecificatie.

Dat komt doordat bol alleen zelf facturen aanmaakt voor artikelen die door bol.com worden verkocht. Bij partnerverkopen hoort de factuur van jou te komen. Doe je dat handmatig, dan levert dat losse verzoeken, foutjes en vertraging op. Bovendien verwacht bol dat je binnen twee werkdagen een correcte btw-factuur levert.

Als je tientallen of honderden orders per maand hebt, is dat niet werkbaar meer. Daar zit precies de reden dat veel verkopers kiezen voor automatische facturatie. Hoe dat eruitziet en wat het oplevert, staat uitgebreid op bol btw-factuur.

Boekhouding makkelijker maken met automatische facturen

Facturen handmatig maken en uploaden kán, maar het schaalbaar maken van je business wordt dan lastig. Automatische facturatie haalt dat knelpunt weg.

Bij automatische facturatie worden btw-facturen direct na een bestelling aangemaakt en aan de juiste order gekoppeld. De klant vindt de factuur zelf terug in zijn bol-account, jij hoeft geen losse aanvragen meer af te handelen en de facturen kloppen inhoudelijk altijd met het juiste btw-percentage en de juiste bedragen.

Dat scheelt niet alleen tijd, maar maakt je boekhouding rustiger. Aan het einde van de maand of het kwartaal heb je in één keer alle gegevens compleet voor je boekhouder.

Combineer je dit met automatische e-mailcampagnes, dan kun je elke factuurmail ook meteen gebruiken om op een nette manier om een review te vragen. Meer daarover lees je op e-mailcampagnes voor bol.com reviews.

Zo houd je alles overzichtelijk (en bespaar je tijd)

De kern: zorg dat je niet voor elke bestelling een uitzondering hoeft te maken.

Als je één systeem gebruikt waarin: facturen automatisch worden aangemaakt en gekoppeld aan bol-orders, je per product en per periode ziet wat je marge is, en je per kwartaal met één rapport naar je boekhouder kunt, dan verandert je bol-boekhouding van chaos in routine. Je hoeft minder handmatig te corrigeren, maakt minder fouten en ziet sneller welke producten écht bijdragen aan je winst.

Je bol.com administratie automatiseren?

Met automatische facturatie, duidelijke dashboards en slimme koppelingen hoeft bol-boekhouding geen hoofdpijndossier te zijn. Probeer Bolmate 14 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig je bol.com boekhouding kan worden.