Btw-factuur maken voor bol.com

Je verkoopt via bol.com. Alles loopt. Totdat er ineens een melding staat: factuuraanvraag.
Dan wil je maar één ding: snel een factuur aanleveren die klopt. Zonder gedoe met Excel, zonder twijfel over btw, en zonder dat je achteraf problemen krijgt met je administratie.

Op deze pagina leggen we nuchter uit:

• wanneer je een btw-factuur moet aanleveren,
• wat bol wél en niet voor je doet,
• hoe je handmatig een factuur maakt en uploadt,
• en wanneer automatiseren slimmer is.

Wanneer moet je als verkoper een btw-factuur aanleveren?

Bol is het platform, maar in de meeste gevallen ben jij de verkopende partij. Dat betekent dat een klant (vaak zakelijk) via bol een factuur kan opvragen. Zodra die aanvraag binnenkomt, verwacht bol dat jij de factuur aanlevert.

Dat is geen “extra service”, maar gewoon onderdeel van zakelijk verkopen: als een zakelijke klant een factuur nodig heeft voor de boekhouding, moet je hem kunnen leveren.

Inkoopfactuur van bol versus verkoopfactuur voor je klant

Dit is waar het vaak misgaat.

Inkoopfactuur (bol → jij)

Dit gaat over kosten die jij aan bol betaalt. Denk aan commissie, LVB-kosten, promotiekosten en andere diensten. Dat is relevant voor jouw administratie en btw (voorbelasting, afhankelijk van je situatie), maar niet voor je klant.

Verkoopfactuur (jij → klant)

Dit is de factuur die een klant nodig heeft. Met daarop:

• jouw bedrijfsgegevens,
• de klantgegevens,
• het product en de prijs,
• en de btw-specificatie (als jij btw berekent).

Een klant die een factuur aanvraagt, heeft dus niets aan jouw bol-kostenfactuur. Je moet echt een verkoopfactuur aanleveren.

Handmatig een bol btw-factuur maken (stappenplan)

Je kunt dit handmatig prima regelen, zolang je het proces strak houdt.

Stap 1: Werk met een vaste factuur template

Gebruik één template die je altijd gebruikt. Dat voorkomt dat je per aanvraag opnieuw gaat improviseren en per ongeluk velden vergeet.

Zorg dat je template standaard ruimte heeft voor:

• factuurnummer en factuurdatum
• jouw KvK-gegevens
• je btw-nummer / btw-id (wat jij gebruikt op je facturen)
• klantgegevens
• productregels
• btw-tarief, btw-bedrag en totaal

Stap 2: Vul de gegevens in op basis van de order

Neem de ordergegevens over zoals ze in bol staan. Dat klinkt logisch, maar hier gaat het vaak fout: verkeerde aantallen, verkeerde naam, verkeerde prijs, of een omschrijving die niet matcht met de bestelling.

Controleer bij het invullen vooral dit:

• Komt de prijs overeen met de order?
• Klopt het btw-tarief bij dit product?
• Is de klant zakelijk en staan de bedrijfsgegevens erbij?
• Pas je de KOR toe? Dan hoort er geen btw op de factuur.

Verkoop je ook over de grens (bijvoorbeeld België) en moet je btw anders behandelen? Dan is dit het punt waarop je niet moet gokken. Houd je factuurproces feitelijk, en leg de btw-logica vast met je boekhouder. Op onze btw-pagina leggen we uit waar je op moet letten.

Stap 3: Upload de factuur in je verkoopaccount

Factuuraanvragen komen binnen in je verkoopaccount. Daar upload je de PDF en rond je de aanvraag af.

Tip: zet hier een vaste routine op. Bijvoorbeeld: elke werkdag even checken of er nieuwe aanvragen staan. Eén gemiste aanvraag is vaak al genoeg voor irritatie bij klanten en onnodig mailverkeer.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Een paar fouten zien we steeds terug:

1) Btw staat verkeerd of ontbreekt

• Je rekent btw, maar je factuur heeft geen btw-specificatie.
• Je past KOR toe, maar er staat wél btw op.
• Je tarief is verkeerd (bijvoorbeeld 9% product met 21%).

2) Verkeerde klantgegevens

Zakelijke klanten willen een factuur met hun bedrijfsnaam. Als je dat niet goed overneemt, vraagt de klant opnieuw een factuur aan of gaat mailen.

3) Te laat uploaden

De factuur wordt uiteindelijk meestal wel gemaakt, maar te laat. Dat is precies het soort “klein gedoe” waar klanten geen zin in hebben.

4) Alles blijft handwerk

Bij 5 orders per week is het nog te doen. Bij 50 of 500 orders is het vooral een manier om fouten te verzamelen.

Factuuraanvragen automatiseren (zodat je het niet meer hoeft bij te houden)

Handmatig je bol factuur aanvragen behandelen kan. Maar als je groeit, wordt het proces vooral tijdrovend, foutgevoelig en lastig te controleren.

Met Bolmate koppel je je bol-account en kun je:

• automatisch facturen laten aanmaken op basis van ordergegevens,
• facturen (waar mogelijk) automatisch laten uploaden,
• en overzicht houden: wat is verstuurd, wat staat open, wat vraagt om actie.

Je voorkomt daarmee dat je iedere week rapporten downloadt en losse PDF’s bij elkaar zoekt. Je zet het proces één keer goed neer, en daarna loopt het door.

Klaar met handmatig facturen maken en factuuraanvragen bijhouden?

Met Bolmate koppel je je bol-account en worden btw-facturen én factuuraanvragen automatisch afgehandeld. Zodra een klant om een factuur vraagt, maakt Bolmate de juiste factuur aan, uploadt ’m naar bol én stuurt automatisch een nette service-e-mail met de factuur erbij. In diezelfde mail kun je – volledig binnen de regels van bol – een vriendelijke review-uitnodiging opnemen. Zo krijgt de klant snel wat hij nodig heeft, verdwijnt het factuur-gedoe uit je inbox en vergroot je tegelijk de kans op extra (positieve) reviews.

Probeer het anders eens 14 dagen gratis!